Retki ammattiin: tapahtumapäällikkö

2024 Kirjoittaja: James Gerald | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 14:06

Maailmassa on monia ammatteja. Joistakin tiedämme kaiken, toisista - vähän vähemmän, kolmanneista - ei yhtään mitään. Jälkimmäinen koskee erityisesti niitä avoimia työpaikkoja, jotka ovat ajankohtaisia ja sanotaan esimerkiksi muodikkaiksi juuri nyt. Päätimme kertoa sinulle tällaisista ammateista ja siitä, mitä asiantuntijat tekevät tällaisissa tehtävissä. Ensimmäinen tarinamme kertoo tapahtumien järjestäjistä.

Kun osallistumme johonkin tapahtumaan, esimerkiksi katsojina, emme käytännössä ajattele sitä, kuinka paljon on panostettu tämän konferenssin, konsertin, näyttelyn jne. Valmisteluun ja järjestämiseen. Näemme vain kauniin kuoren, josta pidämme, mutta emme tiedä, kuinka moni ei nukkunut yöllä, kehittänyt konseptin, neuvotellut asiakkaiden ja urakoitsijoiden kanssa, kirjoittanut käsikirjoituksia, kutsunut muusikoita, näyttelijöitä, osallistujia (tapahtuman tyypistä riippuen) ja kuinka moni heistä on nyt kulissien takana tai käytävällä, puhelimen pitäminen valmiina, huolestuminen ja kaiken mahdollisen tekeminen, jotta me katsojat nauttisimme kaikesta.

Tämän vaikean ammatin edustajia, jotka vaativat täydellistä omistautumista ja kykyä hallita itseään kaikissa kriisitilanteissa, kutsutaan tapahtumapäälliköiksi.

Sana "tapahtuma" on käännetty englannista "tapahtuma", ja tapahtumapäällikkö on henkilö, joka järjestää erilaisia tapahtumia.

Tällaisen asiantuntijan roolia ei voida aliarvioida, koska sen lisäksi, että hän on vastuussa meille niin tuttujen, mutta tapahtumien valmistelun kannalta melko monimutkaisten tapahtumien onnistuneesta johtamisesta, hän auttaa myös muodostamaan positiivisen kuvan asiakas, nimittäin yritys, ihmisryhmät tai henkilö, joka on tapahtuman aloittaja. … Tapahtumien hallinnan historiassa on monia esimerkkejä erikoistapahtumien onnistuneesta käytöstä positiivisen asiakaskuvan luomiseen ja ylläpitämiseen. Joten vuonna 2001 järjestettiin lumilautailukilpailu Vorobyovy Gorylla, jonka järjesti BrandNew-Momentum-virasto Nokia-yhtiön tilauksesta. Näyttelyyn osallistui yli 30 tuhatta ihmistä, ja suosituimmaksi osoittautui”Nokia -alue”, jossa halukkaat voivat tutustua yrityksen puhelimien mallivalikoimaan ja kuulla asiantuntijoita.

Tapahtumajohtajat työskentelevät sekä erityisvirastoissa että suurten organisaatioiden henkilöstössä. Mielenkiintoista on, että tilastojen mukaan naiset valitsevat tämän ammatin paljon useammin kuin miehet. Jos harkitset ammatin vaihtamista tai haluat vain oppia lisää erityistapahtumien järjestäjistä, alla olevat tiedot ovat vain sinua varten.

Mikä on tapahtumapäällikön vastuu?

Tapahtumien valmistelusta, koordinoinnista ja toteuttamisesta vastaavan asiantuntijan on oltava valmis siihen, että hänen vastuualueensa on varsin laaja. Kaikki ne ovat toteutettavissa, vaikka ne vaativat keskittymistä ja kykyä tehdä kaikki ajallaan.

1. Tapahtuman johtajan on kyettävä löytämään yhteinen kieli minkä tahansa asiakkaan kanssa, vaikka hän näyttäisi olevan”toiselta planeetalta”. Tätä taitoa tarvitaan yhdessä tapahtumasuunnitelman kehittämiseksi.

2. Asiantuntija etsii tapahtumapaikkoja, pitää yhteyttä osallistujiinsa ja etsii myös tarvittavia laitteita.

3. Asiantuntijalla on oltava varastossa valmiita ohjelmia erilaisiin yritystapahtumiin voidakseen tarjota niitä siinä tapauksessa, että on tarpeen valmistella suunnittelematon tapahtuma mahdollisimman pian. Tällaiset ohjelmat näkyvät pääsääntöisesti kunkin tapahtumapäällikön työn aikana.

Budjetointi ja sitten kaikkien kulujen hallinta on yksi tapahtumapäällikön tärkeimmistä tehtävistä.

4. Tapahtuman budjetin laskeminen on myös tapahtuman järjestäjän vastuulla. Budjetointi ja sitten kaikkien kulujen hallinta on yksi tapahtumapäällikön keskeisistä tehtävistä.

5. Tapahtuman valmisteluun osallistuvien urakoitsijoiden kanssa tehtyjen sopimusehtojen täyttymisen valvonta on asiantuntijan tärkeä vastuu.

6. Tapahtuman johtajan on kyettävä arvioimaan järjestettyjen tapahtumien tehokkuus. Tämä on tarpeen, jotta voidaan ymmärtää, onko asiakkaan asettama tavoite saavutettu, esimerkiksi myynnin lisääminen.

Mitä ominaisuuksia tapahtuman johtajalla pitäisi olla?

Asiantuntijoille asetetaan useita vaatimuksia, mutta ne ovat kaikki perusteltuja, koska tapahtumajohtajan työn tehokkuus riippuu suoraan hänen henkilökohtaisista ominaisuuksistaan.

1. Tapahtuman järjestäjän tulee olla seurallinen ja ystävällinen. Tästä taidosta syntyy sellainen velvollisuus kuin tarve neuvotella ehdottomasti minkä tahansa asiakkaan kanssa.

Tapahtuman johtajan on oltava "moniajo", nimittäin pystyttävä työskentelemään useiden projektien kanssa samanaikaisesti.

2. Stressin kestävyys ja kyky reagoida nopeasti muuttuviin olosuhteisiin ovat melkein tärkein vaatimus tapahtumajohtajille. Tämän ammatin edustajat työskentelevät usein hätätilassa, pysyvät hereillä myöhään, heidän on ratkaistava monia asioita tässä ja nyt.

3. Luovan putken läsnäolo ei myöskään vahingoita tapahtuman johtajaa: usein asiantuntijoiden on kirjoitettava käsikirjoituksia ja pohdittava viihdetapahtumien käsitettä itse.

4. Tapahtuman johtajan on oltava”moniajo”, eli pystyttävä työskentelemään useiden projektien parissa samanaikaisesti.

5. Asiantuntijalle "ystävyys matematiikan kanssa" ei ole tarpeetonta, mikä auttaa laatimaan arvioita tietyistä tapahtumista.

Mistä muusta ammatista haluaisit tietää enemmän?